Iz Excela v pravo bazo: ko podatke ureja pet ljudi hkrati

Zgodba je vedno enaka. Nekoč je nekdo naredil preglednico. Bila je uporabna, zato jo je poslal sodelavcu. Ta jo je dopolnil in poslal naprej. Danes obstaja osem različic, tri so na namizjih, dve v e-pošti in ena na strežniku — in nihče ne ve, katera je prava.

Ko podjetje pride do te točke, ne potrebuje boljšega Excela. Potrebuje bazo.

Kako prepoznate, da ste to točko presegli

• Ista stvar je zapisana na tri načine: »inox«, »nerjaveče«, »INOX jeklo«.
• V eni celici je pet podatkov: »Stol, hrast, 45×45×90, naravno olje, 12 kg«.
• Nihče ne ve, kdo je spremenil ceno in kdaj.
• Za vsak katalog nekdo teden dni ročno prepisuje podatke.
• Prevodi za tuji trg se delajo znova ob vsaki spremembi.
• Dva človeka ne moreta urejati hkrati, ne da bi eden povozil drugega.

Če ste prikimali trikrat, je preglednica postala ozko grlo podjetja.

Korak 1: Zberemo vse, kar obstaja

Najprej poberemo vse različice, tudi tiste, za katere mislite, da so zastarele. Pogosto se izkaže, da ima ravno »stara« datoteka podatke, ki jih nova nima — ker jih je nekdo dodal in nikoli ni vrnil nazaj.

Nato jih primerjamo: kateri stolpci se pojavljajo povsod, kje so razlike, kje so nasprotujoči si podatki. Ta seznam nasprotij je prvi rezultat, ki ga dobite — in običajno prvo neprijetno presenečenje.

Korak 2: Določimo besednjak

Tu se odloči, ali bo baza uporabna ali le lepše shranjen kaos. Skupaj z vami določimo dovoljene vrednosti za vsako polje: materiali, barve, enote, kategorije, statusi.

V bazi to postanejo spustni seznami in pravila preverjanja. Avtor ne more več napisati »nerjaveče«, če je dogovorjen izraz »inox« — lahko izbere samo z liste. Naenkrat delujejo filtri, iskanje in statistika, ki prej niso mogli.

Zaklenjen besednjak je najbolj podcenjen del urejanja podatkov. Brez njega je vsaka analiza ugibanje.

Korak 3: Razbijemo prenatrpane celice

Tisti »Stol, hrast, 45×45×90, naravno olje, 12 kg« postane šest stolpcev: izdelek, material, širina, globina, višina, obdelava, teža. Šele takrat lahko iščete vse stole, ožje od 50 cm, ali izvozite vse izdelke iz hrasta.

Razbijanje je večinoma avtomatizirano — napišemo pravila, ki prepoznajo vzorce, in ročno pregledamo samo tisto, kar iz vzorca izstopa. Pri tisočih zapisov to prihrani tedne.

Korak 4: Oznake in prevodi

Vsak atribut dobi oznako, vsaka oznaka pa prevode — enkrat. Od takrat isti zapis izdelka izpiše sam sebe v slovenščini, angleščini ali nemščini: za spletno stran, cenik ali katalog.

Ključno je, da se prevod veže na oznako, ne na besedilo. Ko dodate nov jezik, prevedete nabor oznak (nekaj sto), ne pa vseh zapisov (nekaj tisoč).

Korak 5: Spletna aplikacija namesto datoteke

Baza sama po sebi ni uporabna, če do nje ne morete. Zato dobite spletno aplikacijo: prijava, vloge (kdo sme kaj videti in urejati), iskanje, filtri, zgodovina sprememb.

Od tega dne dela vsak na istih podatkih. Dva človeka lahko urejata hkrati, sistem pa ve, kdo je kaj spremenil in kdaj — in vsako spremembo je mogoče razveljaviti.

Korak 6: Izvozi, zaradi katerih se vse skupaj splača

Tu se investicija povrne. Iz ene baze nastanejo:

• Ceniki v Excelu — filtrirani po trgu, kupcu ali skupini izdelkov.
• Datoteke za InDesign — katalog povleče žive podatke, namesto da jih grafik prepisuje. Sprememba cene v bazi pomeni pravilno ceno v katalogu.
• Viri za spletno trgovino in tržnice.
• PDF ponudbe v vaši postavitvi.

Podjetja, ki izdajajo kataloge, prav tu prihranijo največ: priprava kataloga se skrajša z več tednov na nekaj dni, napake v cenah pa praktično izginejo.

Koliko traja

Za srednje velik nabor podatkov (nekaj tisoč zapisov, deset do dvajset stolpcev) računajte štiri do osem tednov: prvi teden za analizo in besednjak, nato migracija in aplikacija, na koncu izvozi in uvajanje ekipe.

Delo poteka vzporedno z vašim rednim poslovanjem. Stara preglednica se uporablja do dneva prehoda, nato se zamrzne — nikoli ni obdobja, ko ne bi imeli dostopa do podatkov.

Najpogostejša napaka

Podjetja pogosto najprej naročijo spletno trgovino in šele nato ugotovijo, da podatkov ni mogoče uvoziti, ker so v celicah pomešani. Če imate razpršene preglednice in načrtujete spletno prodajo, uredite podatke najprej. Trgovina, zgrajena na neurejenih podatkih, podeduje vse njihove napake — in jih pokaže strankam.