Inventory Manager: 600 izdelkov, en sam vir resnice

Ko ima podjetje nekaj sto izdelkov v več jezikih, Excel dolgo zdrži. Dokler se ne pojavi druga kopija tabele. Nato tretja. In potem vprašanje, na katero nihče več ne zna odgovoriti: katera je prava?

Za izdelke znamk Iskra in Iskra ERO smo zgradili Inventory Manager — spletno aplikacijo, ki je danes edini vir podatkov o izdelkih. Iz nje nastanejo izvozi za partnerje, tabele za katalog in nova spletna stran. Nobeden od teh kanalov ne hrani svoje kopije podatkov: popravek v Inventory Managerju se razširi povsod.

Izhodišče: več tabel, več resnic

Podatki o izdelkih so bili razpršeni po datotekah, ki so se med seboj prekrivale:

• Štiri delovne tabele po programih — orodje, gospodinjski aparati, podaljški in vrtni program. Vsaka z več listi in s svojo kopijo slik.
• Glavni katalog z 19 listi in osmimi jeziki v stolpcih. Specifikacije, embalaža in garancija so si delile eno celico na jezik.
• Ločen katalog podaljškov, v katerem so bili isti izdelki še enkrat — zato ni bilo jasno, kateri je vir.

Ob prenosu smo pregledali 9.110 vrstic specifikacij. Isti pojem je bil zapisan na več načinov — mere izdelka same v več kot ducat različicah. Pet EAN-ov oziroma ID-jev je bilo podvojenih, 24 izdelkov ni imelo ID-ja artikla, 91 carinske tarifne številke in 41 kategorije. To ni posledica malomarnosti: tako se obnaša vsaka tabela, ki jo več let ureja več ljudi. Vsak popravek pa je bilo treba vnesti ročno — v vsako kopijo in v vsak jezik posebej.

Po besedah lastnika spletno poslovanje v takem stanju praktično ni bilo mogoče.

Del 1: Katalog, urejen tako, kot razmišlja podjetje

Levo drevo kategorij v treh ravneh, desno izdelki s sliko, EAN-om, ID-jem, statusom in kategorijo. Iskanje seže v EAN, ID, model, nazive in specifikacije v vseh jezikih, delovni filtri pa pokažejo, kaj je novo, kaj je še osnutek, čemu manjka kategorija in kaj čaka na prevod.

• Struktura z diska podjetja. Ko urednik na disku Synology naredi mapo izdelka, jo Inventory Manager v nekaj minutah zazna kot osnutek. Premik mape premakne izdelek v drugo kategorijo.
• Mediji po EAN-u, ne po imenu mape. Slike in navodila se najdejo po EAN-u, zato preimenovanje mape ne podre ničesar več.
• Svetla in temna tema. Vmesnik je v angleščini, podatki v izvirnem jeziku.

Del 2: Specifikacija ni več besedilo v celici

To je odločitev, na kateri stoji vse ostalo. Vrstica specifikacije je oznaka + vrednost: Napetost + 14,4 V.

• Oznaka je pojem v skupnem slovarju. V vsak jezik se prevede enkrat in nato velja za ves katalog.
• Vrednost je ena sama za vse jezike. Popravite jo enkrat, spremeni se povsod.
• Zapis se prilagodi jeziku ob izrisu: 14,4 V postane 14.4 V, kos/embalažo postane pcs/pack.

SLOVENŠČINAENGLISH

Kartica izdelka ima na vrhu skupna polja, znamko, pot kategorije in statuse, spodaj pa zavihek za vsak jezik. Specifikacije so hierarhične do treh ravni, notranja, vmesna in zunanja embalaža pa so ločene, namesto da bi si delile eno celico.

Javni so trije jeziki — slovenščina, angleščina in hrvaščina. Bosanščina in srbščina sta prevedeni in čakata na pregled domačega govorca. Nov jezik ni več kopija kataloga, ampak prevod slovarja.

Del 3: Napačen zapis se ne shrani

Inventory Manager ve, kako se vrednosti zapisujejo: presledki okoli »x« pri merah, razponi, decimalna vejica, ločila tisočic, teže na dve decimalki. Kar zna, popravi sam. Ostalo obarva rdeče, pove razlog in ponudi pravilen zapis — shranjevanje pa zavrne, dokler napaka ni odpravljena.

Nova vrstica specifikacije se izbere iz slovarja — s prevodi vred. Ko vtipkate nekaj črk, se pokažejo obstoječi pojmi, zato se katalog ne more vrniti k desetim zapisom iste stvari. Nov izdelek pa lahko začnete iz najbolj podobnega: izberete vir in polja, ki jih prenesete.

Del 4: Množično urejanje in zgodovina, ki se ne da izbrisati

Označite izdelke in jih v enem koraku označite kot nove, vklopite ali izklopite za spletno trgovino, aktivirate ali deaktivirate ali jim nastavite akcijski popust.

Vsaka sprememba je zapisana: kdo, kdaj, stara vrednost → nova. Zapisov ni mogoče spremeniti ali izbrisati. Sistem zazna tudi spremembe mimo aplikacije — neposredno v bazi — in jih pokaže rdeče. Posamezno spremembo lahko vrnete; tudi vrnitev se zapiše.

Del 5: Izvozi za vsakega prejemnika — iz istih podatkov

Štiri predloge — Webshop, Cenik, Vsi podatki in Marketing za InDesign — kot Excel s sliko izdelka v stolpcu A ali kot PDF katalog. Izvozite izbor, kategorijo ali ves program.

• Filter po znamki, jeziki drug ob drugem, velikost slike od 48 do 350 px.
• Izvoz, pripravljen za InDesign: en list na glavno kategorijo, ločilne vrstice po podkategorijah, nazivi z velikimi črkami ali model v novi vrstici in znaki, ki jih InDesign prebere pravilno.
• PDF katalog, v katerem se izdelek nikoli ne prelomi čez stran — pokončno za en jezik, ležeče za več.
• ZIP z mediji za poslovne partnerje: tabela ter tiskovne in spletne slike, navodila, eksplozijske risbe in certifikati, urejeni po izdelkih. Pripravi se v ozadju, medtem ko vsi delajo naprej.

Del 6: Desni klik in izdelek je na spletni strani

Inventory Manager ima javni bralni API, iz katerega nova stran iskraproducts.com gradi svoj katalog. Desni klik na izdelek → Show on website → izbor, na primer »Domov · Najbolj prodajano«, in stran ga pokaže kot sekcijo ali drsnik. Vsaka sprememba gre na stran kot podpisano obvestilo, združeno po dveh sekundah miru.

• API vrača samo javne izdelke in vklopljene jezike, z vrednostmi, že zapisanimi za izbrani jezik.
• Izdelki so že enosmerno sinhronizirani v Shopify kot osnutki (SKU = EAN) — v pripravi na spletno trgovino.
• Spletna stran ne hrani svoje kopije podatkov, zato ni ničesar, kar bi se lahko razšlo.

Del 7: Na strežniku podjetja, s pravimi vlogami

Vloge administrator, urednik in bralec, prijava z e-pošto, sprememba gesla pa razveljavi vse stare seje. Računi in podatki ostanejo na strežniku naročnika — brez prijave prek tretjih ponudnikov.

Kaj je naslednje

Dogovorjeno z naročnikom, a še ne narejeno:

• Tehnični listi in katalogi v HTML, ustvarjeni neposredno iz podatkov (predloga HTML/CSS → PDF) — da oblikovanja skoraj ne bo več treba.
• Cene in zaloga iz poslovnega sistema, ko bo povezava stekla.
• Naslednja faza Shopifyja: cene, plačila in spletna trgovina, ki prodaja.
• Novi jeziki, vsak vklopljen po pregledu domačega govorca.

Kaj to pomeni za vaše podjetje

Če se v vašem podjetju vprašanje »katera tabela je prava?« pojavi več kot enkrat na teden, težava ni v Excelu. Težava je, da podatki nimajo enega doma. Ko ga dobijo, vse ostalo — izvozi, katalogi, spletna stran, trgovina — postane posledica, ne dodatno delo.

Zgradimo vam sistem za množično urejanje baze, ki ga lahko povežete z velikim naborom drugih programov in s spletnimi trgovinami — dolgotrajne spremembe so vam tako na dosegu enega klika. Sistem je v celoti prilagojen vašemu načinu dela, da bo vaše delo čim bolj avtomatizirano in urejeno v najkrajšem možnem času.